Vergeet de melk nooit meer

En waarom ik RTM niet meer gebruik…

Een taken/lijstjes app waar ik al jaren fan van ben is Remember The Milk (RTM).

Sinds 2008 heb ik al een account en RTM was sinds toen mijn primaire plek om al mijn todo’s in bij te houden. Omdat RTM een webapp is, heb je alleen een browser nodig en je kunt het gebruiken. Handig, gebruik je een keer andermans computer, dan kun je toch overal bij.

Simpel én uitgebreid

Het gave aan RTM is, dat je het kunt gebruiken als eenvoudige todo-lijst, maar je kunt het zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Ook zijn er veel apps te vinden die te koppelen/integreren zijn met RTM en kun je (tegen betaling) gebruik maken van een mobiele app. Dan heb je dus ook onderweg je taken bij de hand.

De interface is heel eenvoudig en vooral op praktisch nut gericht. Je kunt gebruik maken van sneltoetsen (yay!) en er zijn zelfs undo-mogelijkheden.

Er is een “Smart add”, waarmee je in één regel een taak kunt toevoegen en kunt voorzien van diverse eigenschappen.

Tags

Je plaatst al je taken op een lijst en je kunt meerdere lijsten maken. Dat is niet bijzonder. Wat wel bijzonder is, is de mogelijkheid een taak te voorzien van één of meerdere tags, een prioriteit, een locatie, een vervaldatum, etc.

Vervolgens kun je op dit soort eigenschappen zoeken. Dus bijvoorbeeld: “Alle taken met prio 1, met de tag @call” (Wie moet ik dringend bellen?). Deze zoekopdrachten zijn ook weer op te slaan als lijsten.

Dit kan ook complexer, dus bijvoorbeeld “Alle taken met prio 1 of 2, die de komende 3 dagen due zijn” (Waar moet ik eerst aan gaan werken?).

Het invullen van een datum kan overigens in natuurlijk taal, dus bv. “today” of “tomorrow”.

Recurring tasks

Taken kunnen ook herhaald worden. Zo heb ik bijvoorbeeld altijd een taak gehad om aan het begin van de week al mijn projecten door te lopen. Is alles nog actueel of moet er nog iets worden aangepast (Weekly review). Maar je kunt bijvoorbeeld ook denken aan het periodiek contact opnemen met een specifieke klant.

Recurring taken werken erg goed, denk aan daily, weekly, monthly of zelf moeilijker als “second Monday of each month”

Waarom ik het niet meer gebruik

Ik ben RTM op een gegeven moment ontgroeid, omdat ik in mijn Getting Things Done workflow gemakkelijk taken wilde kunnen verplaatsen van inbox naar project, voorzien van context, etc. Dit kost bij RTM een paar klikken, of veel typwerk.

Ook dingen als het uitstellen van een taak (tickler file in GTD) is “lastig” en next actions moeten goed worden getagd in je projectlijsten, wil je ze op het juiste moment boven krijgen. De zoekopdracht voor de taken die ik het eerst aandacht zou moeten geven was op een gegeven moment “priority:1 AND (((list:Procurios OR tag:@computer) NOT (tag:zzz AND dueAfter:now)) OR due:today)”. Da’s best een gedoe in het onderhoud of aanpassen ;)

Conclusie

Ben je op zoek naar een volledig naar de hand te zetten todo-lijst, die kan werken met vervaldatums op taken tags én zeer uitgebreide zoekmogelijkheden? Bekijk Remember the Milk dan eens.