Taken en projecten

Om ervoor te zorgen dat je gedaan krijgt wat je wil doen, kun je een todo-lijst opstellen. Hierop beschrijf je je taken, zodat je niet vergeet wat je nog te doen hebt.

Maar, taken staan vaak niet op zichzelf of kun je niet zomaar uitvoeren. Ik zie vaak dat niet alleen taken, maar soms ook complete projecten op een todo-lijst worden geschreven. Graag leg ik uit wat een project is, hoe je deze herkent en hoe je ermee kunt omgaan.

Projecten

Stel je voor dat je de muur in je woonkamer wilt schilderen. Je kunt je voorstellen hoe dat er uitziet en je zou als taak kunnen opschrijven:

Schilderen van de muur

Maar eigenlijk is dit geen taak, het is een project. Een project heeft een duidelijk doel of resultaat en je moet een aantal taken doen om je project af te krijgen.

Bij het voorbeeld van de muur schilderen zijn dat bijvoorbeeld:

• Bedenken welke kleur mooi is om de muur in te schilderen
• Overleggen met huisgenoten of ze de bedachte kleur ook mooi vinden en het ermee eens zijn dat je de muur in die kleur gaat verven
• Kijken op zolder of daar nog kwasten en andere verf-materialen liggen
• Kijken in de garage of daar nog kwasten en andere verf-materialen liggen
• Controleren via de website van de bouwmarkt wanneer ze open zijn
• Kopen van verf, kwasten, verf-bakjes en afplaktape bij de bouwmarkt
• Leegmaken directe omgeving van de muur
• Schilderen van de muur

Als je “Schilderen van de muur” als taak had beschouwd en zo op je todo-lijst had gezet, dan had jouw todo-lijst er niet voor gezorgd dat je de muur ook echt zou gaan schilderen.

Door je te realiseren dat het om een project gaat, kun je gaan nadenken over wat er moet gebeuren om je project af te ronden.

Areas of responsibility

Zoals een taak kan horen bij een project dat je uitvoert, kan een project horen bij een ‘verantwoordelijkheidsgebied’ (Area of responsibility) dat je hebt.

Zo ben je verantwoordelijk voor het onderhoud van je huis, daarom ben je het project gaan doen om je muur te schilderen en daarom sta je op zolder in dozen te grasduinen om te zien of je nog kwasten hebt.

Eigenlijk kun je het dus hebben over 3 niveaus:

• Verantwoordelijkheidsgebieden, doorlopende activiteiten of aandachtsgebieden die nooit af zijn.
• Projecten, een verzameling taken om tot een doel te komen. Als je dit doel bereikt hebt is je project voorbij.
• Taken, losse acties.

Mijn tip is hierbij dat als je je bewust bent van je verantwoordelijkheidsgebieden, je altijd kunt bedenken of je iets wel of niet moet doen. Hoort een project of taak hier niet in? Moet je het dan wel doen?

Wat worden projecten?

Kijk nu eens naar je todo-lijst, zitten er dingen bij die maar niet in beweging komen? Is dit omdat je niet kijkt naar een taak, maar eigenlijk naar een project?

Projecten kunnen dingen zijn als “Mijn kantoor opnieuw inrichten”, “De zolder opruimen”, maar ook events als het organiseren van een feestje, een lijst met de wekelijkse boodschappen of ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

Veel dingen die je wil doen zijn projecten. En alleen als je inziet dat je te maken hebt met een project in plaats van een taak, kun je gaan nadenken over wat de juiste taken zijn om verder te komen.

Een laatste tip hierbij is de tijd die je nodig hebt voor je taken zo kort mogelijk te houden.

Ik probeer voor mijzelf altijd om ervoor te zorgen dat een taak mij niet meer kost dan maximaal een uur. Anders is het een project en knip je je taak in stukken.

Zien van projecten en doen van taken

Dus, het gaat erom dat je binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied weet welke doelen je wilt bereiken. Dit zijn de projecten waarmee je aan de slag gaat. Zo’n project deel je op in taken, van maximaal een uur, en alleen díe plaats je op je todo-lijst.