Effectief omgaan met je e-mail inbox
Random ·
Ik had het onlangs met iemand over hoe je om kunt gaan met je e-mail inbox. Sommigen laten alle nieuwe berichten in hun inbox staan en zetten dingen waar je nog ‘iets’ mee moet, op ‘ongelezen’. Heb jij ook een inbox van 1000+ mailtjes? Dat is niet handig en kan slimmer…
Brievenbus
Thuis heb je een brievenbus. Hierin stopt de postbode zijn post en het valt op je mat. Wat doe je er dan mee? Je komt thuis, pakt de post op en doet er iets mee. Je gooit dingen weg, je bewaart dingen die je later nog nodig hebt of wilt lezen en je legt de rekeningen op een stapel. Deze pak je op als je de administratie gaat doen.
Bij e-mail werkt het eigenlijk net zo. Iemand bezorgt je wat en het komt terecht in je inbox. Bij het verwerken van je inbox kun je 3 dingen doen met een mailtje:
- Deleten, het bericht interesseert je niet (bv. een nieuwsbrief met een specifiek onderwerp) of je kiest ervoor nu geen tijd te maken voor die mail.
- Archiveren, je leest de mail door, bent op de hoogte gebracht van iets en je hebt de mail later misschien nog nodig ter referentie.
- Antwoorden, nu direct als je denkt er minder dan 5 minuten over te kunnen doen. Of later, als het een omvangrijk antwoord wordt. Ik zou de mail dan wél archiveren, maar er een verwijzing naar maken op je takenlijst.
Het doel is zo snel mogelijk je hele voordeurmat, ehm inbox leeg te hebben. Alleen zo weet je zeker dat je alles gezien hebt en de juiste dingen kunt gaan doen.
Laten staan in je inbox
Waarom is laten staan in je inbox niet handig? Omdat je ieder mailtje, waar je nu niets mee gaat doen, wel iedere keer blijft lezen. Dus je opent je inbox en je kijkt alwéér naar de mailtjes waar je al 5x eerder naar hebt gekeken. Zonde van de tijd.
Ook de ‘truc’ van markeren als ‘ongelezen’ is niet slim. Je leest een mail, en markeert hem opnieuw. Later lees je hem weer, maar misschien markeer je ‘m opnieuw als ‘ongelezen’, etc. Als je van zo’n ‘lastige’ e-mail een duidelijke taak had gemaakt, was deze naar boven gekomen wanneer jij er voor gekozen had, niet wanneer je toevallig je inbox aan het verwerken was.
Inbox zero
Door je inbox te benaderen als een lijst waarvan je zo snel mogelijk van vol naar leeg moet (“Inbox zero”) weet je zeker dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan het managen van je inbox.
Wanneer heb jij voor het laatst een volledig lege inbox gehad?